System zarządzania dokumentami w firmie - jak usprawnić cyfrową archiwizację danych?

Dlaczego firmy mają problem z dokumentacją?

W małych przedsiębiorstwach dokumenty często trafiają do kilku folderów, poczty elektronicznej i arkuszy kalkulacyjnych. W większych organizacjach dochodzą do tego różne działy, wielu użytkowników i rozbudowane procedury.

Taki sposób pracy może prowadzić do powstawania kilku wersji tego samego pliku, trudności z ustaleniem, która umowa jest aktualna, oraz problemów z dostępem do potrzebnych informacji. Pracownicy tracą czas na szukanie dokumentów zamiast wykonywać właściwe zadania.

Dlatego archiwizacja nie powinna polegać wyłącznie na zapisywaniu plików na dysku. Ważne są także jasne zasady nazewnictwa, odpowiedni podział dokumentacji, kontrola dostępu i regularne tworzenie kopii zapasowych.

Czym jest system zarządzania dokumentami?

System zarządzania dokumentami, określany skrótem DMS (Document Management System), to oprogramowanie służące do przechowywania, porządkowania i wyszukiwania dokumentów.

W zależności od wybranego programu może także umożliwiać kontrolę wersji, przekazywanie plików do zatwierdzenia, przydzielanie uprawnień i śledzenie obiegu dokumentacji.

Przykładowo faktury można przypisywać do konkretnych kontrahentów, a umowy porządkować według daty lub rodzaju. W bardziej rozbudowanych systemach część tych czynności może być zautomatyzowana.

Przed zakupem trzeba jednak sprawdzić rzeczywisty zakres funkcji. Nie każdy program obsługuje rozpoznawanie tekstu ze skanów, wyszukiwanie w treści dokumentów czy integrację z systemami księgowymi.

Jakie korzyści daje cyfrowa archiwizacja danych?

Szybsze wyszukiwanie dokumentów

Dobrze uporządkowane archiwum pozwala szybciej znaleźć potrzebny plik. W zależności od programu można wyszukiwać dokumenty według nazwy, daty, kategorii lub innych przypisanych informacji.

Łatwiejsza współpraca

Wspólne zasady przechowywania plików pomagają pracownikom korzystać z tych samych informacji. W niektórych systemach dokument można przekazać do sprawdzenia lub zatwierdzenia bez przesyłania kolejnych załączników pocztą elektroniczną.

Mniejsze ryzyko pomyłek

Kontrola wersji, jeśli jest dostępna, ułatwia ustalenie, który dokument jest aktualny. Odpowiednia organizacja plików może również ograniczyć liczbę przypadkowych kopii.

Lepsza kontrola dostępu

Dokumenty kadrowe, finansowe i handlowe nie zawsze powinny być dostępne dla wszystkich pracowników. Dlatego warto sprawdzić, czy program pozwala przypisywać uprawnienia poszczególnym osobom lub grupom.

Istotne są również szyfrowanie, kopie zapasowe i możliwość odzyskania danych po awarii. O bezpieczeństwie decydują nie tylko funkcje programu, ale także sposób jego konfiguracji i codzienne użytkowanie.

Jak wybrać program do archiwizacji dokumentów?

Nie każda firma potrzebuje rozbudowanego systemu. Małe przedsiębiorstwo może szukać przede wszystkim prostego archiwum, natomiast większa organizacja może wymagać pracy wielu użytkowników, szczegółowych uprawnień i integracji z innymi aplikacjami.

Przed wyborem warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Jakie rodzaje dokumentów będą przechowywane?
• Czy wystarczy wyszukiwanie według nazwy, czy potrzebne jest również wyszukiwanie w treści?
• Czy program ma działać lokalnie, przez sieć, czy zdalnie?
• Ilu użytkowników będzie korzystać z dokumentacji?
• Jak są zarządzane uprawnienia i kopie zapasowe?
• Czy potrzebna jest integracja z księgowością, pocztą lub innymi systemami?
• Jakie będą koszty licencji, wdrożenia i utrzymania?

Warto również przeprowadzić testy na dokumentach podobnych do tych, z którymi firma pracuje na co dzień. Pozwoli to ocenić, czy program rzeczywiście usprawnia pracę.

Przykład rozwiązania łączącego kilka narzędzi

Na rynku dostępne są zarówno wyspecjalizowane systemy DMS, jak i pakiety łączące kilka narzędzi biznesowych. Przykładem drugiego podejścia jest LOV111VOL, którego producent opisuje dziesięć programów przeznaczonych do różnych zadań.

Według informacji producenta pakiet może działać lokalnie lub w sieci, zależnie od konfiguracji. Deklarowany jest również tryb portable, pozwalający uruchamiać obsługiwane aplikacje bez tradycyjnej instalacji.

Producent podaje, że przygotowanie środowiska może zająć około minuty dla jednej osoby i około sześciu minut dla zespołu siedmioosobowego. Rzeczywisty czas zależy jednak od konfiguracji i przygotowania infrastruktury.

W zakresie baz danych dostępne są według producenta SQLite, MySQL i Microsoft SQL Server. Wybór rozwiązania powinien zależeć od planowanego sposobu pracy, liczby użytkowników i wymagań technicznych.

Producent deklaruje również współpracę między modułami, wykorzystanie szyfrowania i dostępność funkcji sztucznej inteligencji. Przed wdrożeniem warto sprawdzić szczegółowy zakres tych funkcji, sposób przetwarzania danych oraz zasady zabezpieczania kopii zapasowych.

Szczegóły rozwiązania opisano na stronie systemu zarządzania dokumentami. 

Porównanie sposobów przechowywania dokumentów 

Wybór odpowiedniej metody zależy od wielkości firmy, liczby dokumentów i sposobu współpracy. Poniższe zestawienie ma charakter orientacyjny, ponieważ funkcje systemów różnią się zależnie od producenta i wersji. 

Źródło: opracowanie własne na podstawie informacji producenta LOV111VOL oraz ogólnej charakterystyki systemów DMS. Zestawienie nie zastępuje testów poszczególnych produktów. 

Czy jeden program wystarczy małej i dużej firmie? 

Małe firmy często potrzebują przede wszystkim łatwego wyszukiwania dokumentów, prostych zasad dostępu i niewielkich kosztów utrzymania. W takich przypadkach rozbudowany system może być zbędny, jeśli większość jego funkcji nie będzie wykorzystywana. 

W większych przedsiębiorstwach znaczenia nabierają obsługa wielu użytkowników, wydajność, zarządzanie uprawnieniami i możliwość integracji z innymi systemami. Ważne jest też sprawdzenie, jak rozwiązanie zachowuje się przy większej liczbie dokumentów i jednoczesnych połączeń. 

Dotyczy to również pakietów łączących wiele narzędzi. Sama liczba modułów nie przesądza o przydatności programu. Przed wdrożeniem należy sprawdzić, czy odpowiada on rzeczywistym potrzebom organizacji. 

Kto stoi za projektem LOV111VOL? 

Za projektem LOV111VOL stoi Marcin Szolke, związany z Opolszczyzną i absolwent Politechniki Opolskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra inżyniera na kierunku informatyka i automatyka. Projekt dotyczy oprogramowania wspierającego organizację pracy i zarządzanie informacją. 

Podsumowanie 

Cyfrowa archiwizacja danych może ułatwić odnajdywanie dokumentów, uporządkować pracę i poprawić kontrolę dostępu do informacji. Efekty zależą jednak od wyboru odpowiedniego programu, właściwej konfiguracji i przestrzegania zasad przechowywania plików. 

Przed podjęciem decyzji warto porównać dostępne rozwiązania, przetestować ich działanie i uwzględnić całkowite koszty użytkowania. Najlepszy wybór to niekoniecznie program z największą liczbą funkcji, lecz taki, który odpowiada potrzebom konkretnej firmy. 

Dodatkowe informacje o jednym z omawianych rozwiązań można znaleźć na stronie poświęconej cyfrowej archiwizacji danych.